Refine
H-BRS Bibliography
- yes (3)
Departments, institutes and facilities
Document Type
- Article (2)
- Conference Object (1)
Has Fulltext
- yes (3)
Keywords
Qualitätsverbesserung und Zeitersparnis bei der Stipendienvergabe durch automatisierten Workflow
(2013)
Für die Vergabe der Deutschlandstipendien hatte die Hochschule anfangs ein Verfahren festgelegt, das viel manuelle Arbeitsschritte umfasst: Die Studierenden hatten ihre Bewerbungsunterlagen schriftlich einzureichen. Dazu gehörten neben einem Motivationsschreiben, einem Ausdruck des aktuellen Notenspiegels alle weiteren Referenzen zur Einschätzung der Bewerbung gemäß den gesetzlichen Auswahlkriterien. Als Grundlage zur Bewertung der „sozialen Kriterien“ sollten die Bewerberinnen und Bewerber ein Gutachten eines Professors oder einer Professorin der Hochschule einholen.
Digital transformation in Higher Education and Science is a mission-critical demand to prepare educational institutions for their future competition on the international market. In many cases, the digitization goes along with the search for and acquisition of new software. For easily exchangeable software, wrong product decisions, in the worst case, lead to calculable financial losses. However, if a planned software requires a lot of technological adjustments and is to be applied as central component of a business- and/or security-critical environment, wrong decisions during the software acquisition process might lead to hardly calculable damage. Questions arising are how to decide for a product and how many resources should be invested for the acquisition process.
We planned to apply a commercial Business Support System, which should replace the currently used in-house developed software. Our goals were the increase of our university’s level of data security, to ease the interaction between stakeholders, to eliminate media discontinuities, to improve the process management and transparency, and to reduce the execution time of automated processes. Alongside with the introduction of the electronic case file, our agenda stipulates the digitization (and automation) of administrative university processes, especially, but not limited to, the student self-service and the administrative student life cycle. Usual tools and practices, commonly applied to (simple) software acquisition, failed in our scenario.
With the case study introduced in this paper, we address all persons, involved within software acquisition processes: From our experiences, we strongly recommend to place greater value on an exhaustively completed acquisition process, than on short-termed economic advantages.
Das sogenannte „Deutschlandstipendium“ ist 2010 ins Leben gerufen worden. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben sollen die Stipendien nach Begabung und Leistung vergeben werden. Darüber hinaus sollen auch gesellschaftliches Engagement oder besondere soziale, familiäre oder persönliche Umstände berücksichtigt werden. Bei der Finanzierung sind die Hochschulen zunächst auf das Einwerben privater Fördermittel angewiesen, die von Bund und Land um denselben Betrag aufgestockt werden. Die privaten Mittelgeber können für die von ihnen anteilig finanzierten Stipendien festlegen, aus welchen Studiengängen ihre Stipendiaten ausgewählt werden sollen. Die Hochschulen haben jedoch darauf zu achten, dass ein Drittel aller zu vergebenden Stipendien ohne eine entsprechende Zweckbindung vergeben werden. Einen direkten Einfluss auf die Auswahl einzelner Kandidaten dürfen die Förderer nicht haben. Vor diesem Hintergrund sind die Hochschulen angehalten, Anreize für private Förderer zu schaffen und parallel Bewerbungs- und Auswahlverfahren zu konzipieren, die die genannten gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dadurch entsteht bei den Hochschulen ein erheblicher Verwaltungsaufwand. Zu dessen Reduzierung wird in diesem Artikel ein transparenter, nachvollziehbarer, zeit- und kostensparender Prozess durch einen programmierten Workflow beschrieben.