351 Öffentliche Verwaltung
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In Zeiten deutlicher Auswirkungen des Klimawandels und gravierender sozialer Missstände in Teilen der Welt drängen sich dringender denn je für die Weltgemeinschaft die Fragen nach Handlungsoptionen zum Erreichen nachhaltiger Entwicklung auf. Dementsprechend ist auch der öffentliche Sektor gefragt seinen Beitrag zu leisten. Als ein wirkungsvoller Beitrag ist die Etablierung nachhaltiger öffentlicher Beschaffung zu nennen. Um diesen Beitrag adäquat umzusetzen, müssen unter anderem die Richtlinien und Gesetze, die die öffentliche Beschaffung regeln, ausreichend Umsetzungsmöglichkeiten dafür bieten. Mit der jüngsten europäischen Vergaberechtsreform und der daraufhin verabschiedeten deutschen Anpassung der Gesetze ist der Grundstein dafür gelegt worden. Welche erfolgsversprechenden Umsetzungsmöglichkeiten diese rechtliche Basis nun den Kommunen in Deutschland als Hauptakteuren öffentlicher Beschaffung bietet und welche weiteren Erfolgsfaktoren für die Umsetzung nachhaltiger öffentlicher Beschaffung auf kommunaler Ebene entscheidend sind, ist Thema dieses Arbeitspapiers. Ein Praxischeck der Erfolgsfaktoren wird am Beispiel der Stadt Bonn, stellvertretend für die kommunale Ebene in NRW vorgenommen.
Im Zuge der Migrationsbewegung in den Jahren 2015 und 2016 hat die menschenwürdige Unterbringung von geflüchteten Menschen in Kommunen in Deutschland an Aufmerksamkeit gewonnen. Der Anstieg der Asylbewerber:innen in den Kommunen sowie die Bundesinitiative „Schutz von geflüchteten Menschen in Flüchtlingsunterkünften“ haben Veränderungen im Hinblick auf Schutzstandards in der kommunalen Unterbringung geflüchteter Menschen hervorgerufen. Der Artikel erklärt diese Veränderungen mittels einer akteurszentrierten organisationssoziologischen Herangehensweise. Grundlage sind empirische Forschungsergebnisse des Projektes „Organisational Perspectives on Human Security Standards for Refugees in Germany“ aus zwei deutschen Kommunen.
Intelligente Dialogsysteme – Chatbots – werden immer häufiger als virtuelle Ansprechpartner von Unternehmen und Institutionen eingesetzt. Auf Basis einer Wissensdatenbank können Chatbots einen größeren Anteil von Kundenanfragen automatisiert beantworten. Analog ist der Einsatz von Chatbots als digitaler Ansprechpartner öffentlicher Verwaltungen denkbar. Sie könnten Bürgern helfen, sich innerhalb der behördlichen Strukturen zu orientieren und Verwaltungsleistungen effizient und effektiv in Anspruch zu nehmen.
Diese Arbeit überprüft den Einsatz eines Chatbots in der öffentlichen Verwaltung hinsichtlich der entstehenden Kosten und des erwartbaren Nutzens. Auf Basis einer umfangreichen Literaturauswertung und der prototypischen Realisierung eines Chatbots für ein Stadtportal werden dabei Herausforderungen dieser Anwendungsdomäne herausgearbeitet, konkrete Funktionsweise und Implementierungsstrategien von Chatbots erörtert und einige Erfolgsfaktoren formuliert, die den Kern einer Handlungsempfehlung für Entscheidungsträger öffentlicher Verwaltungen bilden.
Reformbedarf der öffentlichen Verwaltung wird allenthalben diskutiert. Einen der Wege aus dem Dilemma von Aufgabenzuwachs und Ressourcenkürzung kann die Informationstechnik weisen. Die intensive und konsequente Nutzung der IT kann den notwendigen Produktivitätsgewinn erbringen. Aber gerade dort, wo Daten für vielfältige Verwaltungszwecke verwendet werden sollen oder wo Verwaltung neu gestaltet wird, tauchen Konflikte mit dem Recht des Einzelnen auf informationelle Selbstbestimmung und dem Datenschutz auf. Die Möglichkeiten der Verwaltung in diesem Spannungsfeld werden erörtert und die ungenutzten Freiräume, die der Verwaltung bleiben, werden eingehend geprüft. Dabei zeigt es sich, daß die Probleme vielfältig sind und die Verwaltung ihre Möglichkeiten bisher nicht ausreichend und offensiv genutzt hat.
Das sogenannte „Deutschlandstipendium“ ist 2010 ins Leben gerufen worden. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben sollen die Stipendien nach Begabung und Leistung vergeben werden. Darüber hinaus sollen auch gesellschaftliches Engagement oder besondere soziale, familiäre oder persönliche Umstände berücksichtigt werden. Bei der Finanzierung sind die Hochschulen zunächst auf das Einwerben privater Fördermittel angewiesen, die von Bund und Land um denselben Betrag aufgestockt werden. Die privaten Mittelgeber können für die von ihnen anteilig finanzierten Stipendien festlegen, aus welchen Studiengängen ihre Stipendiaten ausgewählt werden sollen. Die Hochschulen haben jedoch darauf zu achten, dass ein Drittel aller zu vergebenden Stipendien ohne eine entsprechende Zweckbindung vergeben werden. Einen direkten Einfluss auf die Auswahl einzelner Kandidaten dürfen die Förderer nicht haben. Vor diesem Hintergrund sind die Hochschulen angehalten, Anreize für private Förderer zu schaffen und parallel Bewerbungs- und Auswahlverfahren zu konzipieren, die die genannten gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dadurch entsteht bei den Hochschulen ein erheblicher Verwaltungsaufwand. Zu dessen Reduzierung wird in diesem Artikel ein transparenter, nachvollziehbarer, zeit- und kostensparender Prozess durch einen programmierten Workflow beschrieben.
Qualitätsverbesserung und Zeitersparnis bei der Stipendienvergabe durch automatisierten Workflow
(2013)
Für die Vergabe der Deutschlandstipendien hatte die Hochschule anfangs ein Verfahren festgelegt, das viel manuelle Arbeitsschritte umfasst: Die Studierenden hatten ihre Bewerbungsunterlagen schriftlich einzureichen. Dazu gehörten neben einem Motivationsschreiben, einem Ausdruck des aktuellen Notenspiegels alle weiteren Referenzen zur Einschätzung der Bewerbung gemäß den gesetzlichen Auswahlkriterien. Als Grundlage zur Bewertung der „sozialen Kriterien“ sollten die Bewerberinnen und Bewerber ein Gutachten eines Professors oder einer Professorin der Hochschule einholen.